“Necesitamos tener momentos de desconexión para conectarnos a lo que hacemos”
Berto Pena eligió emprender un camino profesional en solitario tras asumir durante años, cargos de enorme responsabilidad en empresas multinacionales. Al frente de ThinkWasabi ahora impulsa un cambio en la forma de trabajar que resulte más inteligente, más eficaz. Autor de varios libros, su experiencia trabajando desde casa la ha recogido en una obra titulada Productividad para freelances y teletrabajadores destinada a quienes son su propia empresa y gestionan su tiempo -tarea esta última que ocupa a miles de personas durante el confinamiento al que nos ha obligado la COVID-19-. Hace unos días compartió su conocimiento en el Foro Talent and Job de la Fundación CajaCanarias y la Universidad de La Laguna. Ver vídeo conferencia
Entrevista realizada por Rocío Celis, periodista y socióloga
¿Qué es lo más difícil de trabajar desde casa?
Crear una rutina. En esta situación de confinamiento estamos desorientados, hemos perdido las referencias de los horarios, no hay que ir a la oficina, no hay que levantarse a una hora exacta y, por tanto, no pasa nada por terminar más tarde… Esta aparente libertad puede volverse en contra. Yo llevo teletrabajando más de veinte años y siempre insisto en que una de las claves para sacarle provecho al día es marcarse un horario. Especialmente ser muy consistente y muy regular en la hora de inicio. Si no se respeta esto, se puede caer con facilidad en un pequeño gran caos. Es vital marcar unas pautas, rutinas, horarios -cuánto vas a trabajar, cuándo harás las pausas, cuándo será la hora de la comida y más o menos a qué hora vas a terminar-. Es cierto que hay días que se pueden complicar y la hora de cierre puede variar, pero yo animaría a ceñirse todo lo que se pueda a la hora de inicio y al resto de pausas.
¿Trabajar desde casa de una forma más inteligente supone: orden, saber planificar, disciplina…?
Subrayaría todo eso pero, sobre todo, tener un plan diario de trabajo. Esto lo necesitamos todas las personas en cualquier tipo de trabajo, o si estudiamos. Para trabajar de forma inteligente no se puede improvisar, necesitas un plan diario que te ayude a decidir que tienes qué hacer, qué tipo de tareas, por dónde vas a empezar, qué es lo que no tienes que hacer hoy… Todo esto hace que trabajes de manera más inteligente. ¿Se puede hacer sin un plan? Sí, pero es más complicado. Es fácil improvisar y equivocarte, de modo que el plan diario será como un mapa o una guía que te ayudará a que no se te escapen cosas, ir por delante y ceñirte a la ruta que necesitas recorrer cada día. El plan diario es una pieza indispensable junto a la rutina. No garantiza que el día vaya a ser superproductivo, pero sin esto es muchísimo más complicado que lo sea.
Usted insiste en la importancia de la atención a una sola cosa. Sin embargo, distraerse en estos tiempos es muy fácil, ¿no?
Sin duda. Vivimos en un mundo ultradistraído y ultrainterrumpido. La atención es un animal en peligro de extinción y es, curiosamente, el ingrediente más importante de todo. Se suele decir que el tiempo es oro y no es verdad. El tiempo es oro cuando haces cosas con él y para eso tienes que estar centrado, concentrada. La atención es lo que hace que una persona -un profesional- aproveche de verdad el tiempo, detecte errores, se le ocurran buenas ideas y las plasme, perciba detalles que de otro modo se le escaparían. La atención pone todo lo bueno que tienes y eres en un solo sitio: una tarea, una persona, comprensión de un texto, análisis de un problema, una reunión…, lo que sea. Si estás concentrado, conectado con lo que estás haciendo, entonces la mejor versión de ti, todo lo bueno que tienes y eres está ahí. Eso facilita la tarea, la haces más rápido, te cuesta menos e incluso disfrutas más. Cuando estás distraído mirando el móvil, el correo o te vienen a interrumpir, terminas diciendo “no he hecho ni la mitad de lo que quería hacer”, y esto nos empobrece. La atención es como un músculo que al ejercitarlo cada vez cuesta menos concentrarse. Y al revés, si solo le das estímulos negativos, distracciones multitareas, cada vez cuesta más concentrarse y eso te convierte en un profesional mediocre que pierde calidad en lo que hace.
Pero hay que estar pendiente del correo y el teléfono…
Claro, no podemos aislarnos. No podemos meternos en una burbuja como si ambas cosas no existieran, eso sería absurdo. La clave para convivir con las inevitables distracciones e interrupciones es fijar franjas en el día en las que no se mira el correo o el teléfono. Cuanto más temprano para esto, mejor. Necesitamos tener esos momentos de desconexión para conectarnos a lo que hacemos. Del mismo modo que en una reunión con un cliente no miramos el móvil, tenemos que tener lo que yo llamo “reuniones con nosotros mismos”. Son momentos en el día en los que bloqueo esa hora para tareas que requieren más concentración y una vez terminadas me reconecto. Pero el hecho de tener todo abierto y estar permanentemente como si fuéramos una ventanilla de atención al cliente es peligrosísimo. Yo viví así y es terrible porque no llegan las horas del día, y además siempre estás atendiendo a los demás y lo que no atiendes es lo tuyo.
“La multitarea cognitiva es una pésima estrategia”
¿No es verdad entonces que estemos capacitados para la multitarea?
Estoy absolutamente en desacuerdo con eso, me parece una barbaridad. La multitarea en humanos es una pésima estrategia. Sí es posible si una de las tareas es mecánica, por ejemplo, escuchar un podcast y a la vez limpiar la casa o salir a correr. En este caso, una de las dos tareas no es cognitiva. Pero no se puede estar escuchando a alguien y mirando el correo al mismo tiempo, ambas tareas exigen atención sostenida, asimilar información y una de las dos no la estoy haciendo. Esto lo hemos visto muchos de nosotros cuando en una reunión alguien saca el móvil por debajo de la mesa y se pone a mirarlo. Esa persona, en ese momento, está prestando atención cero a la reunión. La gran mayoría tenemos actividades cognitivas que requieren que estemos enchufados y eso implica que solo podemos -o debemos- hacer una sola cosa a la vez. Esto dispara nuestra eficiencia. Saltar de una tarea a otra genera una falsa creencia de productividad, y estar ocupado no es ser productivo. La multitarea es uno de nuestros mayores enemigos.
Actividad-productividad… Háblenos de eso.
El trabajo nunca se termina, hay que pausarlo -esta es una de las cosas que me enseñó mi padre, que fue uno de los mayores mentores que he tenido en mi vida-. Cuando trabajas en casa, la línea que divide trabajo, ocio y descanso se difumina con mucha facilidad, por eso también es muy importante marcar rutinas, horarios y espacios de descanso, de tiempo personal y tiempo familiar. Es muy fácil estar viendo una película o leyendo un libro y mirar el correo. Entonces, se sigue trabajando realmente. Sin embargo, cuando estás en una oficina parece que esa división está mucho más acentuada. De ahí que seamos nosotros los que tengamos que buscar esos momentos y, sobre todo, comunicárselo también a los demás. Yo insisto mucho en que los compañeros, el jefe o el coordinador deben saber más o menos -no hace falta que sea al detalle- cuáles son mis horarios de trabajo en casa. Que sepan cuándo estoy disponible y cuando no. Esto es algo que no se hace porque nunca hemos trabajado en casa de manera generalizada, pero es algo que tenemos que empezar a hacer para coordinarnos. Y cuando marques tus momentos de descanso, el trabajo se terminó y se terminó hasta mañana. Hay que hacer esa división.
¿Y si se acumulan los asuntos urgentes?
Eso nos llevaría a otro debate, yo lo llamo “urgentismo”. Todo parece superurgente, pero la verdad es que urgencias reales no hay tantas como parece. Lo que pasa es que hay muchas peticiones con prisas, la gente se cree que eso son urgencias y si no lo arreglas ya, se acaba el mundo. Y no es así. Todos tenemos que hacer un esfuerzo -esto empieza por cada uno individualmente- para comenzar a distinguir entre falsas urgencias y urgencias reales. Si mis compañeros y mis jefes me llaman a cualquier hora y siempre digo “sí, sí, sí, no te preocupes que lo hago ahora” -da igual la hora o el día que sea-, pasan dos cosas terroríficas. Por un lado, los estoy mal acostumbrando a que el señor Berto Pena siempre esté disponible. Eso me hace muy popular y yo empiezo a asumir algo muy peligroso para la vida personal y familiar: que esta es la única manera de trabajar que hay. Y no es verdad, es la manera que has elegido o a la que te has acostumbrado. Es evidente que hay urgencias, sería absurdo negarlo. Si son urgencias reales probablemente es que seas bombero o que trabajes en un servicio de urgencias. Sin embargo, nos hemos acostumbrado a estar en el sofá mirando el correo y contestando, pero muchas de esas cosas pueden esperar a mañana. Yo intentaría ver de dónde vienen esas urgencias para aprender a corregirlo. Por otro lado, esto va ya en la salud mental, física, etc. El descanso es vital.
“Empieza todos los días con la tarea más importante de ese día”
Dice usted que lo bonito de estas propuestas es que son sencillas de llevar a cabo. ¿Por qué cuesta tanto entonces adoptar esta rutina de trabajo?
Somos cómodos. Por lo general siempre somos reacios al cambio y decimos “aunque trabaje mal, pero bueno lo sobrellevo, es la fórmula que llevo utilizando tantos años…” Todo parte de un error monumental que yo cometí -he cometido todos los errores del libro y alguno más que no está en el libro-, y es decir: “he aprendido una manera de trabajar que ya me vale para siempre”. Esto es mentira. El trabajo ha cambiado. No voy a contar nada nuevo, pero debo hacerlo. El trabajo se ha complicado de una manera extraordinaria: las herramientas, las comunicaciones, el volumen de trabajo, las tareas, la rapidez con la que corre todo, las empresas con las que colaboramos… Todo cambia, pero yo estoy aquí trabajando igual que siempre. Eso es un error enorme. Si todo cambia a tu alrededor, tendrás que variar tu manera de hacer las cosas, porque si no, no vas a llegar. De lo contrario, vas a estar siempre llorando y diciendo “no me llegan las horas de día”, y cargándote tu vida personal. Además, dada la situación que estamos viviendo, hay que hacer cambios, no nos queda otra. Luego hay otras personas que empiezan un cambio de hábitos que no arraigan. Es parecido a cuando alguien quiere hacer deporte, empieza con muy buena voluntad y luego deja de hacerlo. En esos casos la persona veía la necesidad del cambio, pero le ha fallado el método. Hay algunos cambios que requieren una pequeña estrategia.
¿Por qué?
Porque hay una inercia. No se puede pretender el cambio de la noche a la mañana, no va a ser así. Se requiere cierto método. Yo suelo decir que todo el mundo puede cambiar, pero no todo el mundo sabe hacerlo.
Pues díganos por dónde podemos empezar mañana mismo.
Con dos hábitos. Dos gestos que puedes hacer cada día, y a base de repetirlo, se van a quedar contigo. No son muy complicados, pero tienen un impacto tremendo en los resultados y en la forma de hacer las cosas. El primero, tener un plan de trabajo diario, y esta planificación hay que hacerla siempre el día anterior. Es decir, el día de trabajo de hoy realmente empezó ayer. Y mañana, -este sería el segundo hábito que propongo- empezar el día siempre, siempre, haciendo la tarea más importante de ese día. No al correo, no tareas menores, no papeleo, no cosas sin importancia. Empieza todos los días con la tarea más importante de ese día, que precisamente puedes decidir en la planificación del día anterior.